La compleja modernización de los registros

El derecho registral o derecho hipotecario es una rama específica del Derecho que regula la forma en que los derechos sobre los inmuebles serán oponibles a los demás, esto es, el modo en que se han de constituir los derechos reales y cómo su constitución se ha de reflejar en los registros para darse a conocer e imponerse a los terceros.

El derecho registral se vale, para alcanzar esa finalidad, de las categorías civiles del derecho romano, pero aplicándoles las categorías técnicas germánicas de los primeros registros eficientes del Siglo XIX -los prusianos-, técnicas que fueron sintetizadas en España por Don Jerónimo González en lo que se ha dado en llamar los ‘principios hipotecarios’.

Tales circunstancias determinan que la especificidad del derecho registral sea de una gran envergadura, al incorporar al evidente sustrato jurídico romano en materia de derecho de familia, sucesiones, obligaciones y contratos, común con otras ramas más generales del Derecho, una ciencia jurídica extraña de procedencia igualmente extraña y que presenta un componente técnico de notable peso, lo que transforma a ese ‘derecho hipotecario’ en una especie de religión esotérica cuyo conocimiento está vedado a los no iniciados.

El derecho registral precisa para desenvolverse en la realidad de un también complejo sistema, el sistema registral, en el que se incardinan la organización de los Registros y los procedimientos de gestión de los Registros, que en el Siglo XXI, continúan siendo, desde el punto de vista legal, el mismo sistema físico creado en el Siglo XIX y basado en la existencia de documentos en papel y grandes libros y tomos registrales visados con su firma manuscrita por el Juez, en los que el registrador escribe o imprime y luego firma los asientos del Registro.

Desde mediados del pasado Siglo, poco a poco se ha venido acusando una creciente de necesidad, mejorar la gestión de toda la compleja información que accede a los Registros y luego consta en esos repositorios de celulosa, lo que ha propiciado una incorporación paulatina de medios y tecnologías de la información y las comunicaciones a los registros, con la finalidad de poder tratar la información, datos y documentos, por medios informáticos que permitan someterlos a tiempos de proceso propios de una organización más avanzada y protegerlos con unas mínimas medidas de seguridad, como única forma de mejorar algo el grado de eficiencia, accesibilidad y seguridad del moderno registro.

Ello fue dando lugar progresivamente a la introducción de los libros de hojas movibles y las impresoras, el telefax, las máquinas de escribir electrónicas, los escáneres de documentos, los ordenadores y sus programas informáticos, las redes de interconexión de los registros, los sistemas de información geográfica, introduciendo la tecnología en los Registros de una manera intermitente y con ritmos siempre cambiantes, produciéndose en algunos periodos la impresión de una gran modernidad y capacidad de asimilar la innovación y, en otras ocasiones o fases, la de una retrógrada y fútil resistencia al cambio.

En cualquier caso, hace ya más de una década que se echa de menos la implementación de una plataforma tecnológica integrada que atienda todos los aspectos necesarios para una completa gestión de un registro totalmente electrónico, necesidad que ha tenido la mala fortuna de coincidir en el tiempo con un momento de máxima resistencia de los registradores a cualquier tipo de cambio, posiblemente por coincidir también con una difícil situación política y económica que genera desconfianza a los registradores acerca de su futuro.

Desde esa desconfianza, los operadores del sistema registral, han tendido a admitir la introducción de herramientas y procedimientos tecnológicos solo en la medida que producen un ahorro de tiempos de tramitación de los documentos o permiten un ahorro de coste económico directo, pero se niegan hace tiempo a permitir una transición del modelo de registro de papel al modelo de registro electrónico, ignorando que dicho registro electrónico es indispensable para mejorar la prestación del servicio público registral a ciudadanos y empresas, reduciendo las cargas administrativas, disminuyendo sus costes de operación y trasladando el resultado económico de tal disminución de costes a los usuarios.

Consagrado el percibo de incentivos por empujar lentamente la tramitación de documentos o expedientes a través de laberínticos procedimientos, es realmente complicado conseguir que los actores del sistema permitan diseñar atajos, eliminar procesos obsoletos, simplificar duplicidades, automatizar pasos o, dicho en una sola palabra, modernizar el sistema. No es un fenómeno que ataña en exclusiva al sistema registral, pues el notariado sufre una similar alergia a todo lo electrónico motivada por su dependencia económica de los folios de papel.

Para obstruir esa evolución existen múltiples estrategias, pero una de las más exitosas ha consistido en monopolizar de forma absoluta con desarrollos propios el diseño, implementación y evolución de los sistemas informáticos, aplicaciones o plataformas, para evitar la evolución hacia sistemas electrónicos que puedan cuestionar la tradición y sus incentivos, monopolización recomendada, liderada y orquestada desde estructuras internas de gran tamaño y con enorme presupuesto los departamentos internos de informática, con todas las resistencias y problemas que ese tipo de departamentos ocasionan y que se encuentran perfectamente descritas en las publicaciones especializadas sobre la materia.

Ese camino se ha recorrido a través de la incorporación a los Registros de un conjunto de herramientas y aplicaciones muy complejas, nunca totalmente acabadas, interrelacionadas entre sí pero nunca completamente integradas, destinadas a la extensión de asientos basados en modelos, digitalización del acervo o repositorio documental, gestión de datos y documentos, entrada y salida telemática, redes de integración de las oficinas, firma electrónica, virtualización de escritorios, seguridad anti intrusión, información geográfica, etcétera.

Pero es que, además del despliegue de esa y otras estrategias inmovilistas, existen circunstancias objetivas que dificultan enormemente la evolución hacia un sistema registral electrónico integrado, pues aunque en casi todos los propósitos o finalidades que deben atenderse en los Registros encontramos temas comunes o recurrentes con otros tipos de oficinas, empresas o instituciones, la gestión propiamente dicha del sistema registral, lo que se conoce como la aplicación de gestión, presenta condiciones esenciales propias de una especificidad radical, al tener como finalidad reducir los incontables matices de la tradición jurídica romana a términos binarios siguiendo pautas organizativas importadas de la ciencia hipotecaria germana.

En definitiva, un sistema de gestión registral integrado debe permitir el tratamiento informático, con un perfil técnico germánico, de conceptos jurídicos romanos, partiendo para ello de la base lógica constituida por los llamados principios hipotecarios, los cuales deben presidir el desarrollo de las aplicaciones como pautas de la lógica de negocio o lógica subyacente, de modo que tales aplicaciones deben respetar en su alcance los términos y consecuencias de tales principios, a saber:

• Fe pública: Ampara al que contrata teniendo en cuenta lo que el registro publica, aunque se adquiera de quien no sea el dueño en la realidad, de manera que la adquisición de un inmueble no va a poder ser contradicha si:
  • el que adquiere lo hace de buena fe y a título oneroso
  • el que transmite tiene según el Registro facultades suficientes
  • la transmisión se inscribe
  • y, en caso de anularse o resolverse el derecho del transmitente, no aparezcan inscritas en el Registro
  • las causas que lo hayan provocado
• Especialidad: Exige que las inscripciones determinen con exactitud, incluso matemática, los parámetros de los derechos inscritos -datos de responsabilidades, tasaciones, precios, responsabilidades, medidas superficiales, catálogos de derechos-, además de imponer que se determine un único propietario -o varios en copropiedad- pero sin que en ningún caso puedan existir dos titulares diferentes para un mismo derecho.
• Legalidad: La inscripción requiere la previa calificación favorable del Registrador de la Propiedad, que exigirá un absoluto respeto de la legalidad en la constitución, transmisión y extinción de los derechos que se pretendan inscribir, tanto en orden a los siempre cambiantes requisitos legales y reglamentarios que deban ser tenidos en cuenta, como a las igualmente cambiantes formalidades que deban respetarse -documentos públicos por lo general, notificaciones, capacidad de los otorgantes y su acreditación, limitación en lo inscrito al contenido jurídico-real, quedando al margen todo lo relativo a las cuestiones obligacionales-, de forma que solo tengan acceso al Registro de la Propiedad los títulos válidos y perfectos, es decir, los que reúnan los requisitos de fondo y forma exigidos por las leyes.
• Inscripción: La inscripción en nuestro sistema registral es voluntaria y no obligatoria y salvo alguna excepción no es constitutiva. Pero solo tiene valor lo inscrito de forma expresa -de forma separada y especial-, no lo que simplemente aparezca mencionado o se encuentre en un asiento caducado o cancelado.
• Rogación: Los asientos registrales como regla general se pueden practicar solamente a instancia de parte, es decir, el registrador no puede hacer ninguna modificación o asiento alguno en los libros salvo que sea solicitado por el que tenga derecho al mismo.
• Legitimación: Lo inscrito se reputa exacto, por lo que basta que el titular acredite la inscripción en el Registro de su finca para tenerlo como propietario a todos los efectos legales: se presumirá que los derechos inscritos en el Registro existen y pertenecen a su titular en la forma determinada en el asiento respectivo. De igual modo, se presume que quién tenga inscrito un bien es también poseedor del mismo. Y que no puede demandarse al titular registral del inmueble sin instar al mismo tiempo la cancelación o rectificación del asiento en que dicho titular figure.
• Cancelación: En paralelo con el principio anterior, implica que cuando se cancela un asiento del Registro deba presumirse que se ha extinguido en la vida real el derecho que constaba inscrito en el asiento cancelado.
• Tracto sucesivo: Con la excepción de las inscripciones de inmatriculación -primera vez que una finca accede al Registro- cada titular que se inscriba debe haber adquirido de un titular que figure inscrito en un asiento anterior vigente y suficiente para servirle de base, de forma que, por ejemplo en el caso de una transmisión de la propiedad de una finca, para que se pueda inscribir, el supuesto vendedor debe aparecer como titular de la finca en el Registro.
• Prioridad: Determina la jerarquía entre los derechos inscritos, la cual se basa, en general, en la consideración ‘prior tempore potior iure’, que significa que, en caso de colisión entre dos derechos incompatibles, prevalecerá el que figure inscrito en el Registro con mayor antigüedad y no el que se base en un documento de fecha anterior.
• Publicidad: Es un principio básico que presenta varias facetas:
  • Un sentido material positivo que lo asimila a los principios de fe pública y legitimación, en el sentido de que, por una parte, se protege al tercero que adquiere confiado en la apariencia registral y en las condiciones exigidas y, por otra parte, en el de que lo que el Registro publica debe ser mantenido mientras no se demuestre la inexactitud de su contenido.
  • Un sentido material negativo, que implica que los documentos que sirvan de título a la propiedad o a otros derechos reales sobre bienes inmuebles, si no están debidamente inscritos o anotados en el Registro de la Propiedad, no perjudican a tercero.
  • Y un sentido formal, en cuya virtud los Registros serán públicos para quienes tengan interés conocido en averiguar el estado de los bienes inmuebles o derechos reales inscritos, publicidad registral que se concreta exteriorizando la información tratada de forma profesional a través de notas simples informativas y certificaciones, de manera que sea innecesaria la intermediación y no exista posibilidad de manipulación.

Ante tales premisas pueden fácilmente entenderse las causa de la complejidad ínsita en un sistema registral, causas y consecuencias que se transmiten por completo al entramado tecnológico de los registros y que se infiltran necesariamente en las herramientas y aplicaciones informáticas utilizadas para la gestión del sistema registral, requiriendo bases de datos en las que estructurar en datos precisos y matemáticos, tal como exige el principio de especialidad, los múltiples perfiles de cada categoría de negocio jurídico, procesos de asignación de los derechos reales complejos y cambiantes -tanto como las leyes que los imponen- que sustenten el principio de legitimación, formas de proclamación de los derechos asignados coordinadas con base al principio de inscripción en los tipos decimonónicos de asientos registrales permitidos o exigidos -inscripciones, anotaciones, notas marginales, cancelaciones, procedimientos de seguridad de altísimo nivel -relacionados con la datación, la autoría y la conservación de las transacciones- para cimentar la fe pública, la prioridad y la legitimación y evitar la intrusión o la manipulación, procesos de introducción automatizada y/o telemática de solicitudes de toma de razón -dado el principio de rogación- de datos aislados o de documentos repletos de datos organizados con una lógica inicialmente literaria -escrituras notariales, documentos judiciales o administrativos, sistemas de generación y verificación de la trazabilidad de todas las tareas y transacciones que permitan garantizar la seguridad y respetar el tracto sucesivo, sistemas de información abiertos al exterior que permitan hacer efectivo el principio de publicidad a través de la comunicación a la sociedad y a la administración de los datos inscritos por medios físicos y telemáticos en el estrecho corsé de las notas simples y certificaciones registrales trufadas de requisitos y limitaciones, y un interminable etcétera que aburriría al más paciente de los lectores.

Si bajamos un peldaño más y enfocamos el zoom de nuestro objetivo hacia el día a día de un registrador son incontables las facilidades que debe ofrecer un sistema registral electrónico integrado en el marco de los principios señalados. Citemos las más críticas:

• Seguridad de acceso mediante certificados de firma electrónica que incorporen atributos sin dependencia de sistemas externos.
• Gestión de todo tipo de entradas registrales, incluyendo también aquellas que lo hacen de modo telemático, con funcionalidades amplias para administrar todo el negocio o implicaciones que se derivan de cada situación y facilitar trabajos repetitivos o automáticos: creación, reserva, repetición, intercalado, indicación de prorrogas, notificaciones, modificaciones, eliminaciones, inserción de notas marginales, asientos de presentación e identificación, activación o desactivación de pendes sobre fincas y personas, resoluciones, denegación, etc.
• Búsquedas de entradas, trámites, folios, documentos, participantes, antecedentes, relaciones, prelaciones, publicidades, por multitud de diferentes condiciones que faciliten y acoten los resultados esperados.
• Gestión documental electrónica.
• Modelos de informes: creación de modelos y tipos de documentos, administración y edición de modelos y tipos de documentos.
• Función de digitalización para escaneo de antecedentes.
• Funcionalidad para la administración de todos los aspectos al ejercicio de la publicidad registral: solicitudes, definición de antecedentes, publicidad continuada, certificados de publicidad, eliminación, impresión, publicación, envío de fax, edicto, recibo, restricción de la publicidad y el acceso a las herramientas de publicidad desde el diario, la finca o el libro de registro.
• Gestión de Índices: nueva finca, buscar fincas: acceso, manejo, impresión, eliminar finca, acceso a folios escaneados, nueva persona, buscar personas, consolidación de duplicados.
• Creación y administración de minutas: creación, edición y eliminación de aranceles, cálculo proindiviso, versiones de minutas, repetición, cobro, impresión, nota al pie, notificaciones, búsqueda, cobro múltiple, creación y edición de modelos de documentos de minuta.
• Libro de registro: Inscripciones, creación de asientos, gestión de los derechos y las cargas (Transmisión, Datos del asiento, Adquirente del derecho, Datos del derecho, Inmatriculación de titulares, creación, modificación, cancelación, novación, subrogación, ampliación y condición resolutoria de hipotecas, afecciones, cancelación por afección nota marginal, anotaciones, prórroga de anotación, cancelación de anotación, notas marginales, marcaje como última del municipio, edictos, Activar y desactivar derechos y cargas, Alteraciones de fincas, Inscripciones de nuevas fincas, Agrupación, Agregación, Concentración parcelaria, División material, División horizontal, Modificación de una distribución de hipoteca, Segregación, Inmatriculación de una finca, Traslado, Texto del asiento, Corrector ortográfico, Imprimir texto de la inscripción, Texto del borrador,
• Modificar asientos: eliminar, repetir, anular repetición, anular relaciones entre fincas, mover asiento, creación de nuevo libro, búsqueda de libros, listar tomos y libro de incapacitados, inscripciones de incapacitados.
• Administración de gastos, control de personal (usuarios, salarios, gestión de permisos), cuenta de resultados del registro, cierre de cuentas, listados de control (entradas, minutas, etiquetas, otros tipos de listados), histórico de registradores, mantenimiento de parámetros, calendario laboral.
• Estadísticas e indicadores por todos los tipos de parámetros registrados.
• Interconexión con el sistema GEOBASE.
• Gestión de envíos e importaciones FLOTI.
• Interconexión con INE
• Interconexión con Catastro
• Exportaciones de datos en formatos homologados.

Alcanzar un registro electrónico integrado que sustituya la organización registral en papel del Siglo XIX va a requerir necesariamente la externalización de las TIC’s tecnología considerada como ‘commodity’ incorporando interlocutores con experiencia, profesionalidad y especialización, que diseñen e implementen la estrategia de modernización desde el conocimiento especializado en todas las áreas necesarias, incluyendo soluciones orientadas a la computación en la nube, la reutilización de datos del sector público, la trazabilidad -tal vez mediante mecánicas de cadenas de bloques si es que realmente demuestran alguna vez aportar algo más allá de la vieja computación distribuida- y el análisis Big data, teniendo en cuenta además que, dada la importancia de la información que en la actualidad gestionan los Registros de la Propiedad, el sistema de registro electrónico integrado deberá ser sometido a unas rigurosas medidas de seguridad y tal vez catalogado como infraestructura crítica del Estado.

Javier Angulo Rodríguez
Registrador de la Propiedad en España