Más madera

7.868.000 Toneladas. Esta es la cantidad de papel consumido anualmente en España. Una media de 160 kg. por habitante y año, estando más de la mitad asociado al ámbito administrativo o de oficina.

En base a estos datos, ¿qué ha pasado entonces con el concepto de "oficina sin papel"?

La incorporación de las nuevas tecnologías (ordenadores personales, herramientas ofimáticas, aplicaciones de trabajo colaborativo, repositorios de información, tecnología Cloud, etc.) al trabajo cotidiano de gestión y administración de las organizaciones parecía ofrecer luz para lograr el objetivo de reducción o eliminación del papel.

No obstante, el avance está siendo lento y en muchos casos nulo. ¿Por qué sigue esta meta aún tan lejana?

Existen causas achacables a varios ámbitos dentro de la actividad interna:

• Culturalmente el uso del papel se encuentra muy enraizado. El factor generacional, el desconocimiento en el uso de nuevas tecnologías, la desconfianza en plataformas digitales o simplemente "la costumbre" han frenado la instauración completa del cero papel.
• Los sistemas o herramientas utilizados son inadecuados para la organización. Aplicaciones complejas, que no dan cobertura a las necesidades de gestión, sobredimensionadas, infra dimensionadas o que no han sido implantadas correctamente, provocan la búsqueda de vías alternativas o "atajos", en muchos casos inadecuados, para ejecutar las tareas diarias.
• Los procedimientos de gestión encorsetados, ya sean impuestos internamente por la organización o externamente por organismos gubernamentales, impiden la aplicación de mejoras o soluciones que optimicen la gestión y minimicen el uso de papel.

 Con el fin de mejorar este y otros aspectos de la gestión interna, Futuver ha puesto a disposición de numerosas organizaciones su amplia experiencia mediante la prestación de servicios integrales de asesoramiento basados en tres pilares fundamentales, Personas, Procesos y Tecnología. La cobertura de estos tres aspectos ha permitido garantizar el éxito en el análisis, puesta en marcha e implantación de las medidas y/o sistemas necesarios para la mejora y optimización de la actividad y, particularmente, para alcanzar el objetivo de la oficina sin papel. Todo ello, apoyado en diversos aplicativos integrales sectorizados s, como pueden ser FUTUREG para la gestión de Registros de la Propiedad, IDINET para la gestión de proyectos e innovación o GESOBISPADO para la actividad diocesana.

¿Qué ventajas tiene alcanzar el objetivo de cero papel?

No se trata solamente de un aspecto medioambiental o de coste de papelería. La transformación puede ser mucho más profunda en otros aspectos y permite a las organizaciones plantear escenarios paralelos mucho más ambiciosos. Digitalización y centralización de la información, mejora de los procesos internos, fomento de la cultura colaborativa, automatización de actividades,... son solo algunos ejemplos.

Seamos ambiciosos y anticipémonos al futuro de la oficina sin papel.