Registro Digitalizado y Registro Electrónico
En muchas ocasiones, al abordar un proyecto de reforma del Registro Público se confunde un Registro Público electrónico con un Registro simplemente digitalizado, por lo que resulta muy interesante explicar que, aunque la digitalización de un Registro Público constituye un avance tecnológico importante, de ningún modo es comparable a lo que significa un Registro electrónico.
Consideramos que un Registro Público ha sido digitalizado o está en proceso de digitalización, cuando los libros y tomos del registro, con todas las inscripciones, anotaciones y marginales que figuren en ellos, han sido o están siendo objeto de escaneo para convertirlos en archivos de imagen a los que se asocian una serie de datos grabados –llamados metadatos- como por ejemplo los relativos a nº de Tomo o Libro, nº de finca registral, municipalidad, sección, nº de inscripción, fecha, etcétera. Esos metadatos pueden incluso ser más extensos y detallados, comprendido el titular de la finca, los titulares de las cargas o gravámenes, expresión de ser rústica o urbana, la localización de la finca –calle o avenida, polígono, parcela, paraje, etc.-, la procedencia registral de una matriz dada o de un condominio determinado, el valor de la finca o precio de la transacción….
En ocasiones, cuando un Gobierno decide afrontar una modernización del Registro Público, resulta habitual que la inversión necesaria proceda de instituciones multilaterales (Banco Mundial, Fondo Monetario Internacional, Banco Interamericano de Desarrollo, Corporación Andina de Fomento, Programas de Desarrollo de Naciones Unidas…) que prestan labores de asesoramiento mediante empresas especializadas y consultores que, frecuentemente, recomiendan centrar los proyectos de reforma en la mera digitalización masiva de todos los antecedentes registrales.
Dejando ahora al margen la circunstancia de ser muy desaconsejable la digitalización masiva por resultar mucho más eficiente y menos costosa la digitalización progresiva o bajo demanda, lo cierto es que las recomendaciones de empresas y consultoras siempre orientan los proyectos de reforma registral aconsejando acometer digitalizaciones de los archivos registrales. Esto se debe a que una modernización integral del Registro Público que permita al mismo convertirse en un Registro Electrónico resulta de enorme complejidad y requiere de recursos humanos con grandes conocimientos y experiencia, lo que tales empresas en principio prefieren descartar. Les sale mucho mejor su cuenta si se limitan a digitalizar, ya que ello es una cuestión fácilmente evaluable en términos de plazo de ejecución, coste y beneficios. Incluso a veces, para maximizar los beneficios y aquilatar los plazos es también frecuente limitar el número de metadatos a grabar en los proyectos de digitalización masiva, debido al alto coste de la grabación respecto de la mera digitalización.
Obviamente, disponer de las imágenes de los documentos y de los libros del registro facilita la labor de acceder a tales documentos y libros, pero no aporta casi nada desde el punto de vista de la modernización del sistema registral. Si, además, los metadatos grabados junto con las imágenes han sido escasos, encontraremos diversos tipos de problemas para localizar la información que se precise cuando las búsquedas se refieran a propietarios o a localizaciones geográficas.
Estos proyectos de digitalización tienen sentido como herramienta para la conservación del Acervo Registral en el largo plazo, pero no suponen alcanzar el estado de Registro Electrónico al no involucrar un tratamiento electrónico integral del registro, desde la entrada de documentos electrónicos hasta el despacho de los mismos mediante inscripciones electrónicas en un Folio Real Electrónico, incluyendo la capacitación especializada de los registradores y demás operadores del registro, la adaptación del procedimiento registral, con los cambios legales y reglamentarios oportunos, la gestión del cambio y del resto de factores implicados.
Lo que define un Registro Público Electrónico es que el principio hipotecario básico, el de Fe pública registral, dimane de los asientos registrales electrónicos y no de los asientos impresos en folios de papel. En cambio, es indiferente que los documentos que acceden al Registro tengan formato papel o electrónico, así como también que los usuarios del Registro prefieran que la publicidad registral se expida en formato papel o electrónico.
Y ello es así porque un Registro Público electrónico puede gestionar, además de documentos electrónicos -judiciales notariales, administrativos y privados-, documentos en papel, cuya entrada en el Registro Electrónico provoca como primera tarea la de digitalizar tales documentos en papel de forma que el proceso registral completo se verifique de manera electrónica. Del mismo modo, el registro Público Electrónico, una vez practicados los asientos electrónicos de los que se predica el principio de fe pública, expide noticia del despacho de los documentos, publicidad y constancias registrales en formato electrónico, sin perjuicio de su traslado a papel cuando ello sea necesario.
Javier de Angulo Rodríguez
Registrador de la Propiedad
Sta. Lucía de Tirajana (Gran Canaria)
España