Registro Público Electrónico (I)

Desde hace ya algunos lustros se han invertido enormes sumas en la informatización de las administraciones de todo el mundo, inversión que no ha supuesto en general un aumento de la eficiencia, al limitarse en muchos casos el esfuerzo a poner máquinas donde había papel, a grandes proyectos de digitalización o de levantamientos fotográficos, para, finalmente, seguir generando papel impreso desde dichas máquinas, sin llegar a cuestionarse la idoneidad y eficacia de los procedimientos empleados.

A esta circunstancia se añade que los sistemas de información implantados en muchos de estos proyectos han creado, a menudo, islas de información inconexas entre sí incluso dentro de una misma oficina.

Es por ello que, en el marco del Congreso Latinoamericano de Consulta Registral, se instó a los países participantes a plantear los pilares de la verdadera modernización del sistema registral partiendo de la crítica de sus principios y el análisis exhaustivo de sus procedimientos. Sólo cuando se han establecido unos principios jurídicos adecuados y unos procedimientos eficaces, tiene sentido emprender la informatización de los registros.

De los diferentes aspectos de carácter no sólo registral sino también técnico, que deben ser analizados para establecer cuáles deberían ser los auténticos pilares de la modernización, profundizaré en el concepto de Registro Electrónico.

Al igual que la empresa privada que compite en el mercado por ganar la confianza de los clientes, los servicios públicos deben orientar sus estrategias y procesos a satisfacer las crecientes demandas de los usuarios de dichos servicios. Las oficinas registrales tienen la continua necesidad de proveer nuevos medios y efectuar nuevas inversiones para la mejor prestación de sus servicios, por lo que las asignaciones presupuestarias y la gestión de dichas asignaciones no pueden ser rígidas

REGISTRO DIGITALIZADO Y REGISTRO ELECTRÓNICO

Consideramos que un Registro Público ha sido digitalizado o está en proceso de digitalización, cuando los libros y tomos del registro, con todas las inscripciones, anotaciones y marginales que figuren en ellos, han sido o están siendo objeto de escaneo para convertirlos en archivos de imagen a los que se asocian una serie de datos grabados –llamados metadatos- como por ejemplo los relativos a nº de Tomo o Libro, nº de finca registral, municipalidad, sección, nº de inscripción, fecha, etcétera. Esos metadatos pueden incluso ser más extensos y detallados, comprendido el titular de la finca, los titulares de las cargas o gravámenes, expresión de ser rústica o urbana, la localización de la finca –calle o avenida, polígono, parcela, paraje, etc.-, la procedencia registral de una matriz dada o de un condominio determinado, el valor de la finca o precio de la transacción….

En ocasiones, cuando un Gobierno decide afrontar una modernización del Registro Público, resulta habitual que la inversión necesaria proceda de instituciones multilaterales (Banco Mundial, Fondo Monetario Internacional, Banco Interamericano de Desarrollo, Corporación Andina de Fomento, Programas de Desarrollo de Naciones Unidas…) que prestan labores de asesoramiento mediante empresas especializadas y consultores que, frecuentemente, recomiendan centrar los proyectos de reforma en la mera digitalización masiva de todos los antecedentes registrales.

Sin embargo, abordar la digitalización de los libros y tomos de un registro jurídico en el caso de que vaya a pasarse de  un formato en papel a un formato electrónico, constituye en sí mismo un proyecto de gran envergadura que requiere un exhaustivo estudio previo que permita determinar con exactitud los costes (personal, transporte, desplazamiento, alojamiento, almacenamiento, soportes…) y plazos, el inventario del fondo documental, la reutilización en su caso de las imágenes previas existentes y sus metadatos, requerimientos de los centros de digitalización o del área de trabajo si decide realizarse en las propias oficinas, así como la previsión de espacios, accesos, instalación de equipos, recursos humanos, etc.

Es fundamental, en este sentido, un análisis y diseño de la grabación de los metadatos y la forma en la que las imágenes y los datos vayan a ser puestos a disposición de las oficinas registrales que deban certificar o practicar asientos tras la digitalización, así como la forma en la que deben incorporarse los antecedentes digitalizados en el historial registral, las validaciones que deban aplicarse o la incorporación de la firma electrónica.

“Masiva”

Una de las cuestiones recurrentes que plantea un proyecto de digitalización, se refiere a la decisión previa sobre su orientación como proyecto masivo o como proyecto bajo demanda, es decir, decidir si resulta más conveniente planificar una completa digitalización de todos los fondos documentales o si es más eficiente limitarse a planificar la digitalización progresiva a medida que los antecedentes registrales vayan siendo necesarios en la operativa del registro.

Una de las pautas más importantes a la hora de digitalizar el acervo registral, es hacer coincidir el momento exacto del inicio de la digitalización con el inicio del uso de los demás componentes del proyecto de modernización que vayan a sustituir el soporte papel por el soporte electrónico, ya que uno de los objetivos primordiales de la digitalización debe ser no necesitar volver a digitalizar nuevamente el documento, ya que este aspecto encarece y alarga enormemente la duración del proyecto. Esta es una de las principales diferencias entre un registro electrónico y uno digitalizado. Mientras que éste requiere de una actualización constante de las imágenes digitalizadas a medida que se continúan haciendo asientos en papel, el registro electrónico es por sí sólo perfectamente autónomo en su actividad:

Es por ello, que la digitalización deberá ser, en el marco de un proceso de modernización con objetivo de convertirse en electrónico, siempre bajo demanda: a medida que haya de practicarse inscripciones o expedirse certificados, se irán escaneando los antecedentes registrales para disponer de ellos en la plataforma electrónica e iniciar, desde ese momento, su vida en formato electrónico.  El arranque del proyecto iniciará con unas demandas muy altas de digitalización que descenderán de forma pronunciada a partir, normalmente, del segundo o tercer año, dependiendo del volumen del registro.

Esta forma de orientar la digitalización permitirá que la oficina del registro pueda funcionar desde el comienzo del proyecto como un Registro Electrónico, aunque se haya completado la digitalización total del acervo. El registro está vivo: si esperamos a tener todo el acervo digitalizado para comenzar con el registro electrónico, al acabar sólo tendremos información obsoleta que deba ser re-escaneada.

“Digitalización”

Dejando ahora al margen la circunstancia de ser muy desaconsejable la digitalización masiva por resultar mucho más eficiente y menos costosa la digitalización progresiva o bajo demanda, lo cierto es que las recomendaciones de empresas y consultoras siempre orientan los proyectos de reforma registral aconsejando acometer digitalizaciones de los archivos registrales. Esto se debe a que una modernización integral del Registro Público que permita al mismo convertirse en un Registro Electrónico resulta de enorme complejidad y requiere de recursos humanos con grandes conocimientos y experiencia, lo que tales empresas en principio prefieren descartar. Les sale mucho mejor su cuenta si se limitan a digitalizar, ya que ello es una cuestión fácilmente evaluable en términos de plazo de ejecución, coste y beneficios. Incluso a veces, para maximizar los beneficios y aquilatar los plazos es también frecuente limitar el número de metadatos a grabar en los proyectos de digitalización masiva, debido al alto coste de la grabación respecto de la mera digitalización.

Obviamente, disponer de las imágenes de los documentos y de los libros del registro facilita la labor de acceder a tales documentos y libros, pero no aporta casi nada desde el punto de vista de la modernización del sistema registral por dos razones fundamentalmente: uso de firma electrónica y Fe pública registral.

FIRMA ELECTRÓNICA

Para realizar transacciones y tramitaciones en un mundo virtual donde no tenemos nuestras manos o las herramientas que usamos en la vida real, necesitamos de herramientas virtuales que emulen lo que antes hacíamos físicamente. Algunas de esas herramientas virtuales las percibimos más fácilmente, como el correo electrónico, hojas de cálculo o procesadores de textos. Sin embargo, otras son menos visibles o están alejadas de nuestro contacto diario a través de Smartphone, Tablet o computadoras, pero no por ello son menos importantes: códigos de programación, aplicaciones, servidores, redes de comunicación… La firma electrónica puede encontrarse en esta última categoría.

Sobre estas herramientas existe una confianza social en que están técnicamente muy avanzadas, están muy probadas y difundidas y se encuentran casi libre de fallos, existiendo además un equipo técnico detrás de cada herramienta que profundiza en la evolución del producto y vigila su uso. Sin embargo, esto no es suficiente cuando debe generarse seguridad jurídica al aplicar estas herramientas al mercado económico, procedimientos administrativos o documentos oficiales: no sólo debe exigirse entonces que la herramienta funcione, sino que además goce del reconocimiento de valor y eficacia jurídica. Inmersos en una etapa del mercado en el que instituciones y empresas demandan que sus actividades sean electrónicas, se hace imprescindible otorgarles el valor jurídico equivalente a las antiguas transacciones en papel.

Es en este contexto en el que la firma electrónica revindica su lugar y se posiciona como la herramienta más poderosa gracias a sus propias características: integridad del documento, no repudio, autenticidad del firmante o el sellado de tiempo, hacen de la firma electrónica uno de los pilares básicos del Registro Electrónico.

Conjugando el potencial de la firma con un registro, la firma electrónica se presenta dentro del Registro Electrónico como la parte fundamental técnica que permite darle estabilidad, seguridad y garantías a largo plazo al proyecto de modernización. Y ello desde dos puntos de vista imprescindibles de analizar:

En primer lugar, es muy conveniente que las imágenes resultado de la digitalización sean, necesariamente, firmadas electrónicamente, como garantía de que no van a ser sustituidas y, sobre todo, que no van a ser alteradas. El riesgo jurídico de no firmar electrónicamente las imágenes es de nivel alto y bastaría con imaginarse la vulneración tan importante que implicaría la desaparición de una imagen que contenga un gravamen o la modificación de otra en la parte de los titulares registrales.

En segundo lugar, si nuestro objetivo es un implantar un registro electrónico, es imposible que éste exista si no se aplica el uso de la firma electrónica para todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro del Registro. Es decir, no sólo debemos firmar las inscripciones o publicidades, sino que la firma debe estar presente en cada una de las acciones ejecutadas en el Registro: ingreso de la entrada y otorgamiento de la prelación; proceso de presentación; digitalización de la documentación que ha aportado el usuario, si es que aporta documentación física; reparto entre las áreas y calificación; interposición de recursos; etc.

FE PÚBLICA REGISTRAL

Por el otro, estos proyectos de digitalización tienen sentido como herramienta para la conservación del Acervo Registral en el largo plazo, pero no suponen alcanzar el estado de Registro Electrónico al no involucrar un tratamiento electrónico integral del registro, desde la entrada de documentos electrónicos hasta el despacho de los mismos mediante inscripciones electrónicas en un Folio Real Electrónico, incluyendo la capacitación especializada de los registradores y demás operadores del registro, la adaptación del procedimiento registral, con los cambios legales y reglamentarios oportunos, la gestión del cambio y del resto de factores implicados.

Y ello es así porque un Registro Público electrónico puede gestionar, además de documentos electrónicos -judiciales notariales, administrativos y privados-, documentos en papel, cuya entrada en el Registro Electrónico provoca como primera tarea la de digitalizar tales documentos en papel de forma que el proceso registral completo se verifique de manera electrónica. Del mismo modo, el registro Público Electrónico, una vez practicados los asientos electrónicos de los que se predica el principio de fe pública, expide noticia del despacho de los documentos, publicidad y constancias registrales en formato electrónico, sin perjuicio de su traslado a papel cuando ello sea necesario.

CONCLUSIÓN

En los últimos años ha crecido la tendencia de tratar en los diferentes foros registrales el tema de la modernización y la aplicación de la tecnología en los sistemas registrales. Sin embargo, nos encontramos a menudo con un miedo comprensible a este fenómeno, en parte causado por intereses subjetivos y en parte, más objetiva, por las malas experiencias sufridas en muchos proyectos de modernización registral fracasados por la difícil situación económica que se atraviesa en muchos países, por la presión de los reguladores y resto de operadores del mercado para producir los mismos resultados a menor coste y plazo, así como por las tendencias expansivas de algunos de estos operadores en ciertos países.

Las malas experiencias se deben en algunos casos al fracaso de proyectos previos de modernización registral en países que realmente lo necesitaban pero que ahora tardarán en volver a tener una nueva oportunidad de modernización, lo que ha provocado el endeudamiento en préstamos millonarios, cuya amortización llevará muchos años más, dirigidos erróneamente a realizar digitalizaciones masivas, levantamientos cartográficos o recuperaciones de datos obsoletos.

Es el momento de observar el pasado y diseñar el futuro; tiempo de aprender de los errores de proyección manifiestamente equivocados y focalizar los esfuerzos en el verdadero objetivo de las modernizaciones registrales: convertirlos en auténticos Registros Electrónicos perfectamente integrados en la sociedad actual, demandante de servicios inmediatos, eficaces y transparentes.